15 Cara Menggunakan Email Kantor Dengan Efektif

Email sudah menjadi kebutuhan setiap orang, baik untuk urusan pribadi maupun urusan bisnis. Dengan email, komunikasi jadi lebih efektif, cepat sampai (dalam hitungan detik), dan murah. Karena alasan inilah, email dipakai dalam kehidupan sehari-hari, terutama dalam bidang pekerjaan. Berbeda dengan email personal yang sifatnya informal, email kantor lebih bersifat formal. Berikut adalah cara-cara menggunakan email kantor dengan efektif yang dirangkum oleh 101cara.id.

Cara Menggunakan Email Kantor Dengan Efektif

1. Tulis subject email dengan jelas

Tulis subject email kamu dengan jelas. Jangan pernah membuat subject email yang tidak jelas seperti meeting (meeting apa?), penting (apanya yang penting?), tolong dibaca (bagaimana mau dibaca kalau tidak tahu emailnya tentang apa), dll. Sebaliknya, gunakanlah subject email yang rinci dan jelas, misalnya meeting Key Performance Index (KPI), Seminar Pajak, dll. Contoh dibawah ini akan menunjukkan mana subject email yang jelas dan mana yang tidak jelas, sbb:

Contoh 1:

Subject: Meeting (Tidak Jelas)

Subject: Meeting Key Performance Index/KPI (Jelas)

Contoh 2:

Subject: Sosialisasi (Tidak Jelas)

Subject: Sosialisasi BPJS Kesehatan Karyawan (Jelas)

2. Gunakan kolom CC

Biasakanlah untuk menggunakan kolom CC (Copy Carbon). CC yaitu kolom penerima email yang berada di bawah kolom To (Kepada). Jika fungsi kolom To adalah untuk diisi alamat email orang yang kita harapkan untuk melakukan informasi sesuai dengan isi email, kolom CC berfungsi untuk orang yang sebaiknya tahu adanya komunikasi email tersebut, tetap tidak diharapkan untuk melakukan sesuatu, misalnya atasan atau superior. Sebagai contoh, jika kita ingin mengirim email untuk meminta data penjualan kepada staf penjualan, maka orang yang sebaiknya di-CC ke manajer penjualan.

3. Gunakan sapaan yang efektif

Saat membuka email, gunakanlah sapaan yang efektif, singkat dan jelas serta hindari sapaan yang berlebihan. Sapaan yang paling umum digunakan pada saat berkomunikasi dengan email di kantor misalnya menggunakan sapaan “Dear”. Contohnya antara lain Dear Bieber, Dear Pak Sholeh, Dear Bu Nita, Dear Arman dll.

4. Tulis isi email dengan padat dan jelas

Biasakan untuk menulis isi email dengan padat dan jelas. Untuk melakukannya, biasakan untuk to the point atau langsung ke pokok persoalan. Hindari melakukan basa-basi yang berlebihan.

5. Hindari penggunaan singkatan informal

Dalam percakapan tulis sehari-hari dengan keluarga atau teman, kita sering menggunakan singkatan, misalnya yg (untuk yang), pls (untuk please), thx (untuk thanks), otw (on the way), lol, dll. Saat menggunakan email kantor, jangan menggunakan singkatan-singkatan tersebut karena akan terkesan informal. Sebaliknya, tulis singkatan-singkatan tersebut dengan kata yang utuh.

6. Pakai bahasa yang sopan

Pada saat menulis email, gunakan selalu bahasa yang sopan, bahkan meskipun kondisinya sedang “panas”. Jangan pernah menyisipkan kata-kata kasar di email. Dengan menggunakan bahasa yang sopan, pembaca email akan merasa dihargai oleh penulis email, dan cenderung untuk melakukan apa yang diminta oleh pengirim email.

7. Jangan pakai huruf kapital semua

Jangan pernah menggunakan huruf kapital semua pada saat menulis email. Dengan menggunakan huruf kapital semua di badan email, pembaca email akan mengira si pengirim email sedang marah-marah.

8. Gunakan spelling check

Untuk kamu yang menggunakan Bahasa Inggris saat berkomunikasi menggunakan email, aktifkan fitur spelling chek di email yang akan langsung memeriksa apakah ada kesalahan kata. Dengan menggunakan fitur ini, kita bisa langsung memperbaiki kata yang salah.

9. Review email sebelum dikirim

Meskipun sudah menggunakan spell check, kita tetap harus melakukan review email sebelum memencet tombol kirim. Salah satu bagian yang berpotensi terjadi kesalahan antara lain nama penerima email. Jangan salah menulis nama penerima email, karena biasanya orang sangat sensitif dengan urusan nama.

10. Informasikan diri kamu dengan jelas di signature

Gunakan signature untuk memberikan informasi yang jelas dan lengkap tentang diri kamu ke penerima email. Informasi yang dibutuhkan di singnature antara lain Nama Lengkap, Jabatan, Nama Perusahaan, Nomor Extension yang bisa dihubungi. Contoh adalah sebagai berikut:

Kevin Suryanto

Marketing Manager

PT Kolang Kaling Jaya

Jalan Keselamatan Nomor 36

021-90909090 ext: 234

putrim065@kolangkaling.com

11. Gunakan attachment untuk dokumen yang panjang

Jika kamu ingin mengirimkan dokumen yang panjang menggunakan email, jangan sekali-kali menggunakan badan email. Email yang panjang akan membuat pembaca email menderita. Sebaliknya, gunakanlah fitur attachment. Untuk dokumen-dokumen dengan format yang jarang digunakan oleh komputer umum, informasikan kepada penerima email tentang format tersebut beserta software yang diperlukan untuk bisa membaca dokumen tersebut.

12. Jangan pakai email untuk urusan mendesak

Jangan pernah menggunakan email untuk urusan yang mendesak. Sebaliknya, gunakan sambungan telepon untuk urusan-urusan yang mendesak, seperti kebakaran gudang, kecelakaan karyawan dll. Menggunakan email untuk urusan yang mendesak seperti ini akan membuat kamu tampak konyol.

13. Gunakan penutup yang singkat

Pada bagian penutup email, gunakanlah penutup yang singkat, jelas dan tidak berlebihan. Contoh penutup singkat yang sering digunakan saat berkomuniasi dengan email antara lain Thanks, Thanks and regards, Regards, dll.

14. Gunakan fitur Out of Office Assistant

Salah satu fitur canggih dari email kantor yang menggunakan Outlook adalah adanya fitur Out of Office Assistant. Out of Office Assistant ini bertugas membalas secara otomatis jika ada email masuk ke inbox yang memberitahukan bahwa si penerima email sedang tidak berada di kantor.

15. Tambahkan pesan positif di singnature

Selain informasi data diri si pengirim email, signature bisa digunakan untuk menyebarkan pesan positif kepada si penerima email. Contoh pesan positif itu antara lain motto, quote atau kutipan orang-orang terkenal, maupun pesan peduli lingkungan atau go green. Salah satu kampanye go green yang banyak digunakan pada signature adalah kampanye Think Before Printing. Tampilan kampanye Think Before Printing yaitu sebagai berikut:

P Please consider the environment before printing this email

Gimana, menarik bukan? Jika kamu ingin menambahkan cara menggunakan email kantor dengan efektif silahkan tinggalkan pesan di kolom komentar.